아마존의 회사 운영 방식

1. 회의 스타일

아마존은 회의는 최소 하루 전에 고지되어야 한다.

회의 주체자는 회의 중 읽을 글을 사전에 이메일로 참석자에게 모두 공유해야 한다.

피드백은 매우 구체적이며, 잘못된 점 위주로 줘야 한다.

 

 

 

A. 회의 시간에 침묵의 시간이 있다.

회의 시간에 안건을 읽을 시간을 둔다.

안건이 미리 공유되었다고해도 사람들은 다른 생각을 갖는다.

또한, 자신의 업무 도중 갑자기 회의에 참여하는 경우도 있기 때문에, 아마존은 회의 시간에 글을 읽는 침묵의 시간이 있다.

 

회의에 참여했을 때 낙오자를 없애기 위한 조치이다.

발표자의 흐름에 따라가지 못하는 사람들을 위해 회의 시작 전 내용을 숙지하게 만든다.

 

사람들은 회의가 끝나고 후회하는 일이 생기기 마련이다.

좀전에 그런 안건을 말할걸....

조금 이해 되지 않는 부분이 있는데....

 

사람들 각자 자신의 템포로 사색을 즐길 시간을 줌으로 오히려 양질의 회의가 가능하다.

사람든 다들 성격과 이해력이 다르다.

 

 

 

 

 

 

B. 질 좋은 회의를 위한 사전 리포트 작성.

아마존은 문서를 기반으로 모든 회의와 업무가 진행되기 때문에 내부에 글쓰기에 좋은 트레이닝 시스템이 있다. 다국적 기업의 특성상 명확하고 간략한 문서를 지속적으로 공유해야 회사가 빠르게 운영된다..

 

아마존은 회의 때3가지 형식의 문서를 공유한다.

PR FAQ [ 제품 발매 회의] ( Press Release/ Frequently Asked Question)

6 페이저 [ 팀 성과 회의 ] (6-Pager)

1 페이저 [ 기본 팀원 회의 ] (1-Pager)

 

 

 

 

PR은 언론 보도 자료다.

작성자는 제품이 출시되는 날을 상상하고, 마치 뉴스에 보도자료가 나온다는 생각으로 작성된다. 실제 제품의 특징과 장점을 고민한다. 소비자에게 어필할 부분을 생각한다.

 

==

FAQ는 자주 묻는 질문을 뜻한다.

어떤 문제를 갖고, 취약점을 어떻게 대비할지 준비한다.

 

 

PR FAQ를 통해, 제품을 판매한다고 가정하고, 마케팅의 방향성을 추구한다.

부족한 부분이 무엇이고, 명쾌한 답변이 가능한지를 사전 점검한다..

 

 

 

 

==

6 페이저는 각 팀의 성과를 보고하는 문서이다.

어떤 내용의 성과이든 6페이지에 담아야 한다.

사람들은 쉽게 집중력을 잃게 되며, 한번 회의 때 많은 사람이 참석하는 경우가 있다.

개요	2. 재무 요약	3. 잘된 점
4. 아쉬운 점	5. 부서 업데이트	6. 자주 묻는 질문

6페이지 기본 보고서가 작성되면, 부록에 ’예상 질문’에 대한 내용을 기제 한다.

짧은 페이지로 오류가 발생하거나, 부연설명이 필요한 경우 부록으로 첨부한다.

 

아마존 회의는 ’1시간 내외‘만에 끝내야 한다.

페이지가 적을수록 핵심만 찾아 정리하게 된다.

 

성과를 보고하는 자리에선 사람들이 성과를 부풀리기 마련이다.

쉽진 않겠지만, 아쉬웠던 점 위주로 내용을 정리하는 게 좋다.

 

 

분기마다 보고되는 66 페이저는 짧게는 2주에서 길게는 2달의 준비 기간을 갖는다.

 

 

 

==

1 페이저 회의는 적은 인원 회의 때 사용된다.

 

회의는 늘 공식적이고, 많은 사람이 참여하진 않는다.

실무자들은 1대1 회의를 통해 빠르게 피드백 업무를 진행한다.

목적

배경

재시안 1,2,3,

추천 제안

 

단, 한 장이라도 글을 쓰는 목적은

그냥 대화하는 것보다 쉽게 대화에 몰입되고, 다른 팀원과 공유가 쉽다.

회의 주관자도 더 깊은 고민을 하게 된다.

 

 

 

 

 

2. 문서를 통한 소통

좋은 글이란, 어린아이가 보더라도 쉽게 이해하는 것이다.

글을 잘 쓰는 건 쉽지 않다. 일단 자기 생각대로 글을 쓰고 여러 번 읽고 수정하는 것이 효율적이다.

 

아마존이 추구하는 5가지 문서 작성 원칙

누구나 알고 있고, 뜻이 명확한 어휘를 사용하라.

격식보단 짧고 간결한게 좋다.

두괄식으로 작성하고, 목적과 결론이 분명해야 한다.

수치와 고객 일화를 적절히 넣어라.

단어 하나 쓸 때 의미를 너무 오래 고민하지 말라.

 

어떤 단어는 여러 의미를 갖는다.

해석하는 입장에서 오류가 발생되는 것은 좋은 글이 아니다.

 

좋은 피드백은 간결하고 직접적이다.

비판을 할 때도,, 늘 격식을 지키고 예의 바르고 정중해야 한다.

좋은 글은 항상 결론부터 말한다.

폰트, 여백 디자인을 중시하지 말고, 내용이 최우선이 되어야 한다.

 

 

3. 아마존식 내부 운영방식

토론이나 업무 회의는 종종 너무 많은 안건으로 산으로 가는 경우가 많다.

이것을 해결하기 위해, 아마존의 회의 진행은 ’글의 순서’ 대로 진행한다.

 

즉, 보고서나 문서를 작성할 때 흐름을 생각해야 한다.

글의 순서는 매우 중요해진다.

 

아마존이 글쓰기를 중요시하는 목적은 화려한 말발에 속을 일이 없기 때문이다.

글 앞에선 모두가 동등하다.

 

내성적인데 실력이 뛰어난 사람 , 말은 잘하는데 어설픈 사람...

수많은 사람들이 있다. 글쓰기는 다양한 사람을 동등하게 만든다.

 

좋은 글은 공유가 쉽고, 명확하게 업무 지시가 가능하다.

오랜 시간이 지나도, 쉽게 다시 읽어 볼 수 있다.

글을 작성하는 사람도 심도 깊은 생각이 가능해지며, 그것을 읽는 사람들도 자신의 부족한 부분을 이해함으로 모두가 같이 발전한다..

 

회사는 생각보다 비슷한 주제로 회의를 여러 번 한다.

기존에 비슷한 회의 문서를 공유함으로 불필요한 회의를 줄인다.

 

글쓰기는 생각보다 많은 시간이 걸린다.

비효율적이라 생각할 순 있지만, 장점이 많기 때문에 크고 길게 본다면 좋은 정책이라 할 수 있다.

 

 

 

4. 회의 원칙

 

A. 집단지성의 한계

회의 목적은?

목적 달성을 위해 필요한 사람은?

회의 외에 목적을 달성할 방법은?

회의당 목적은 하나만 있어야 한다.

 

집단 지성은 효율이 적다.

집단 지성은 사람이 많기 때문에, 회의 참석자가 소극적인 모습을 보인다는 점이다.

많은 사람이 짧게 이야기를 해도 너무 많은 시간을 소비한다.

회의를 대체할 게 있다면, 절대 회의하지 말아야 한다.

 

회의에 가장 중요한 원칙은 정말로 필요한 사람인지 고민하는 것이다.

가장 효율적인 회의는 담당자 1대1 회의가 가장 좋다.

 

회의 참관 메일의 형식

제목

필요 인원

내용

배경

추신

회의는 주로 리더들이 하기 때문에 많은 비용이 발생한다.

 

 

 

 

 

 

B. 주최자는 기획부터 마무리까지

회의에는 (목적 & 의제)를 구분해야 한다.

목적 = 회의를 하는 이유

의제 = 목적 달성에 필요한 회의 구성 (질문 , 회의 운영방식)

 

회의 의제를 정하는 것은 주최자의 몫이다.

아마존에서 회의를 진행한다는 것은 주체자가 정말 많은 고민과 준비가 필요하다는 말이 된다..

회의 방향과 목적을 정해야 하고,, 사전 문서도 제작해서 배포해야 한다.

회의가 종료되면, 주최자가 내용을 취합한 회의록을 작성한다.

 

일반 기업에선 회의록 정리는 막내가 하는데, 오해의 여지가 많다.

주체자가 직접 내용을 정리하고, 다음 회의에 대한 필요성을 검토하는 게 가장 효율적이다.

 

아마존 회의 주최자는 적어도 5가지 원칙을 확인해야 한다.

정말로 필요한 회의 맞는가?

최소 하루전에 참석 요청을 했는가?

회의 목적은 명확한가?

회의 의제와 진행방향은 정했는가?

목적,의제,토론 방식을 정리한 문서를 사전에 공유했는가?

 

 

C. 회의 환경 통일로 피로감 줄이기

아마존은 전 세계 지사가 있는데, 특히 회의실은 모두가 동일하다.

어느 곳에 출장을 가든지, 회의 공간의 디자인 가구 모두가 동일하기 때문에 적응에 대한 피로도가 매우 많이 줄어든다.

 

 

 

D. 질문은 여러 번 깊게

세상에는 뻔한 질문이란 없다.

만약 누군가 뻔한 질문을 했다면, 그를 질책할게 아니라, 어째서 그런 질문이 반복되었는지 파악해야 한다. 예를 들어 해당 직원이 집중을 못했다면, 회의 때 집중을 못한 이유를 찾고 그것을 개선해야 한다.

 

회의의 목적은 타협안을 내는 게 아니다.

타협이 아니라, 올바른 결정을 내리는 게 더 중요하다.

 

질문은 여러 번 반복적으로 하는 것이다.

단 한 번의 질문으로 올바른 해답이 나오지 못한다.

 

 

예를 들어 제품에 문제가 있는 경우.

제품 론칭 후 문제 발생

테스트 중 확인되지 않는 결함 발견

부서간 협어 테스트 불가능

담당자 고지 미숙

 

제품이 발매 후 문제가 발생했다면,

질문을 지속적으로 하지 않다면 단순히 테스트 중 실수로 결론 내고, 테스트를 강화하는 선에서 끝난다. 하지만 반복적인 이유를 찾다 보면......

‘담당자가 문제를 알고선 고지를 하지 않았다 ‘‘ 까지 알게 되고 근본적 문제를 찾게 된다.

왜? 라는 질문은 여러 번 반복적으로 해야 한다.

 

 

E. 반대는 구체적이고 정중하게

상대방의 의견에 반대할 때는 구체적으로 지적해야 한다.

그리고, 매우 정중하고 차분하게 의견을 전달해야 한다.

문제를 지적할 때는(네가) 대신, (내가) 로 표현해야 한다.

네 의견은 틀렸어!

내 생각은 조금 다른거 같애.

기준을 자신으로 했을 때 상대방이 더 쉽게 문제를 수긍한다.

모두 사람이 하는 일이기 때문에 상대방의 감정이 상하지 않도록 배려해야 한다.

 

 

리더보단 실무자가 더 잘 안다..

뭔가 문제가 발생한다면, 담당자와 실무자의 의견을 무조건 들어야 한다.

아무리 유능한 리더라고 해도 전문적인 분야를 완벽하게 알 수 없다.

리더는 항상 옳은 사람이 아니라, 대체로 많이 옳은 사람일 뿐이다.