좋은 글 vs 짜증이 밀려오는 글

 

<좋은 글의 조건 >

1) 문서의 내용이 좋아야 한다.

2) 문서의 구조가 논리적으로 구성 되어야 한다.

 

논리적 문서를 작성하기 위해선, 문서 구조에 대한 목차를 만들고, 목차를 점검하는 습관이 중요하다. 또한, 이문서를 통해 얻으려는 것이 무엇인지 고민해야 한다.

문서를 읽고난뒤, 내용을 한눈에 파악이 가능해야 한다.

 

 

결정권자가 문서를 통해 어떤 의사결정을 할수 있는지도 알려줘야 한다.

문서 작성자와 그것을 결정한는 사람과의 심리적 압박감 차이는 하늘과 땅차이가 난다.

 

 

 

 

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<보고서와 기획서 차이>

보고서 : 어떠한 상황을 설명하기 위한 것.

기획서 : 어떠한 해결 방안을 제시하기 위한 것.

 

 

 

 

 

 

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< 보고서를 읽다 짜증내는 이유>

1) 내용도 좋고, 구성도 좋은데 ’오타‘가 있는 경우.

아무리 내용이 좋아도, 기본이 되어 있지 않으면, 신뢰할수 없는 문서가 된다.

 

 

2) 출력 상태가 엉망인 문서.

간혹 제대로 인쇄되지 않았거나, 문서를 하나의 묶음으로 보내는데 마감이 엉성해 뜯겨져 나오거나, 읽는 도중 문서가 찢어지는 경우. 상대방은 불편함과 불쾌감을 느낀다.

 

 

3) 글을 읽는 사람보다, 쓴사람 위주로 작성된 경우.

글은 철저하게 읽는 사람이 우선시 되야 한다.

아무리 좋은 정보와 많은 정보도, 읽는사람에게 필요 없다면, 제거하는게 훨씬 중요하다.

 

 

4) 지시 사항이 제대로 반영되지 않는 경우.

상사가 결과 보고서를 요청했는데, 엉뚱한 안건이나, 상사의 의중과 반대되는 내용으로 문서를 작성한다면, 당연히 불호령이 나올 것이다.

 

 

5) 명확한 주장이 없는 경우.

뭔가 의견을 제시할땐 그에 합당한 명확한 논리가 필요하다.

특히 회사는 주먹 구구로 움직이지 않으며, 상사 또한 누군가에게 다시 보고해야 하는 경우가 많다. 모두가 공감할수 있는 명확한 근거가 필요하다. 근거가 좋은지 확인해야 한다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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<좋은 글을 작성하기 위한 요령>

1) 초안부터 작성하자.

본문을 작성하기 앞서, 제대로된 목차와 초안을 작성하고, 상사에게 물어보고 본문을 작성해야 한다. 가끔 너무 많이 문서를 작성해서 되돌리기 힘들다는 이유로 잘못된 글을 작성하면, 결국 본인만 2배로 힘들어 진다.

 

 

2) 스토리 라인이 있으면 좋다.

단순히 글을 쓰는게 아니라, 글에도 스토리를 생각해서 작성하는게 좋다.

흐름과 기승 전결을 고려해서 항목과 글을 작성하자.

 

 

3) 가장 중요한 부분은 처음에 쓰는게 좋다.

글을 열심히 작성해도 조금만 지나도 집중도가 떨어진다.

초반에 중요한 내용을 먼저 작성하면, 더 좋은 글을 쓸수 있다.

그리고, 중요한 내용은 가장 앞에 주장하는게 더 설득력을 얻게 된다.

 

 

 

4) 구어체 보다 문어체를 쓰자.

구어체 : 상대방에게 직접 말하듯 쓰는 표현

보고서에서 구어체는 설득력이 부족해 보인다.

 

구어체 ) 저는 이일을 안할겁니다.

문어체 ) 저는 이 업무를 이행할 의사가 없습니다.

 

 

 

5) 주어를 생략하지 말자.

한국말은 주어가 생략되는 경우가 종종 있다.

보고서라면 불필요할지라도, 주어를 꼭 잊지 말아야 한다.

 

 

6) ’주어 + 서술어’가 좋은 글을 만든다.

 

예) ‘가족 식사를 했던 식당은 정원의 정취가 느낄수 있어서, 참 좋았던 식당이었다.’

주어와 서술어가 너무 반복되어 어색하다.

 

수정 ) ‘가족 식사를 했던 식당은 정원의 정취를 느낄수 있어서 참좋았다.’

앞뒤가 매끄럽게 연결되도록 주의해야 한다.

 

 

 

7) 최대한 글은 짧게 쓰는게 좋다.

짧게 쓰는 연습을 하게되면, 자연스럽게 핵심만 찾는 연습을 하게 된다.

글은 짧고 명확하게 쓰는게 좋다.

너무 짧아서 주어가 빠지지 않는지 고민해야 한다.

 

 

 

8) 부정적인 말보다 긍정적인 말이 좋다.

사람은 일단 부정적인 말은 부정적으로 반응한다.

될수 있으면 긍증적 언어를 사용하는게 모두에게 좋은 선택이 된다.

사람의 심리도 고려해서 글을 쓰는게 좋다.

부정）내일까지 물건을 납품할수 없습니다.

긍정 ) 해당 물건은 내일 이후에 납품이 가능할 것 같습니다.

 

 

 

9) 제목은 직관적으로 쓰는게 좋다.

글을 읽는 사람이 한눈에 그것을 알아보는 제목이 좋다.

사람은 모든 글을 제대로 인지하기 힘들다.

문서를 읽는 사람 입장에서 가장 중요한 항목 위주로 읽게 될 것이다.

 

 

 

10) 감정을 넣어 문서를 쓰지 말아야 한다.

일단 문서로 작성되면 그것은 평생 남게 된다.

한순간의 욱하는 심정과 감정으로 문서를 작성하면 두고두고 후회할 것이다.